Madero & Asociados S.A.S. (en adelante, “Madero Asociados”) adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) para garantizar que los Titulares de información o Datos Personales, que sean objeto de Tratamiento en las Bases de Datos o archivos administrados por Madero Asociados, puedan autorizar, conocer, incluir, actualizar, rectificar y excluir sus Datos Personales o información recogida sobre ellas. Esta Política se expide en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales que regulan la protección de datos personales, incluyendo el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, compilados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Los procedimientos y directrices establecidos en esta Política se aplicarán al Tratamiento de cualquier Base de Datos o archivos creados, administrados y/o custodiados por Madero Asociados, ya sea como responsable o encargado del Tratamiento.

La presente Política es de obligatorio cumplimiento para:

1. Madero Asociados y sus socios;
2. Personas naturales que trabajen en Madero Asociados, incluyendo aquellas vinculadas a través de contrato laboral o cualquier otra modalidad contractual;
3. A los proveedores, subcontratistas o cualquier otro contratista de Madero Asociados;
4. Los titulares de la información o datos personales, quienes podrán consultar el procedimiento señalado para ejercer sus derechos legales, y
5. Las demás personas que deban cumplir con esta Política de conformidad con lo previsto en alguna disposición contractual o norma vinculante.

Para efectos de esta Política se entiende por:

1. “Autorización” significa el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de Datos Personales.
2. “Aviso de Privacidad” significa la comunicación verbal o escrita generada por Madero Asociados, en calidad de Responsable, y dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales. En esta comunicación, se le informa al Titular acerca de la existencia de esta Política y cualquier otra política de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
3. “Base de Datos” se refiere al conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
4. “Bases de Datos Automatizadas” se refieren a aquellas bases de datos que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas y/o tecnológicas.
5. “Bases de Datos Manuales” son los archivos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física.
6. “Colaborador” se refiere al personal que esté vinculado a Madero Asociados, tales como contratistas, practicantes o, en general, cualquier persona que no sea considerado un Trabajador, y preste servicios o realice labores para Madero Asociados. Este término incluye personal vinculado a Madero Asociados a través de terceros.
7. “Dato Personal” significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, tales como el nombre, el número de identificación, la dirección, las imágenes que sobre personas se capturan, la huella dactilar, la afinidad política, la pertenencia a organizaciones sindicales, cosmovisión, formación académica, la condición sexual, entre otros.
8. “Dato Privado” es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
9. “Dato Público” es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
10. “Dato Semiprivado” es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
11. “Datos Sensibles” son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos o la promoción de intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
12. “Encargado” se refiera a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
13. “Operador de información” se refiere a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente Datos Personales sobre varios Titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la presente ley.
14. “Fuentes Accesibles al Público” son aquellas bases contentivas de datos personales públicos cuya consulta puede ser efectuada por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Los Datos Personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o Bases de Datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean Datos Públicos.
15. “Habeas data” es el derecho fundamental que, en concordancia con la Sentencia T-729 de 2002, otorga la facultad al Titular de Datos Personales, de exigir a las administradoras de Datos Personales el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en las posibilidades de divulgación, publicación o cesión de estos, conforme a los principios que informan el proceso de administración de Bases de Datos personales.
16. “Información pública reservada” es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014 o cualquier norma que la modifique o sustituya.
17. Oficial de Protección de Datos Personales” se refiere a la persona responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
18. “Responsable” se refiere a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
19. “Titular” es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte del Responsable. Entre los Titulares de la información se encuentran, principalmente, los clientes, proveedores, Trabajadores y Colaboradores de Madero Asociados.
20. “Transferencia” significa aquel proceso en que el Responsable de los Datos Personales envía/comunica los Datos Personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.
21. “Transmisión” implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento del Encargado por cuenta del Responsable.
22. “Tratamiento” significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, transmisión y/o transferencia.

Para el Tratamiento de Datos Personales, así como en el desarrollo, interpretación e implementación de la presente Política, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios:

1. Principio de Legalidad: El Tratamiento de Datos Personales que realiza Madero Asociados estará sujeto a lo establecido en la normativa vigente en la República de Colombia.
2. Principio de Interpretación Integral de Derechos Constitucionales: Los procedimientos y directrices establecidas en esta política se interpretarán de forma integral en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el habeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los Titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución Política de 1991 y con los demás derechos constitucionales aplicables.
3. Principio de Finalidad: El Tratamiento de Datos Personales que realiza Madero Asociados debe obedecer a finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la ley, las cuales serán informadas al titular.
4. Principio de Libertad: El Tratamiento de Datos Personales que realiza Madero Asociados solo podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
5. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
6. Principio de Transparencia: Madero Asociados garantizará el derecho de los Titulares a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia y contenido de Datos Personales que le conciernen.
7. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento que realiza Madero Asociados sobre los Datos Personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, en los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Constitución Política, las disposiciones en materia de habeas data y las demás normas existentes en esta materia. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la normativa vigente. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
8. Principio de Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento por parte de Madero Asociados se deberán manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
9. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de esta.
10. Principio de Temporalidad: Los Datos Personales deberán conservarse únicamente durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con los fines que justificaron el Tratamiento.
11. Principio de Responsabilidad Demostrada: Madero Asociados implementará medidas apropiadas, eficaces y verificables para garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de Datos Personales.

Madero Asociados, en calidad de Responsable, realizará el Tratamiento de Datos Personales consistente en recolectar, almacenar, organizar, usar, procesar, transmitir, transferir, actualizar, rectificar, registrar, administrar, eliminar y suprimir los Datos Personales, de acuerdo con la naturaleza de los mismos, y de acuerdo con las finalidades que se establecen en la Autorización y en esta Política. Esta información podrá ser utilizada por Madero Asociados, sus Trabajadores, Colaboradores, consultores, asesores, y terceros autorizados expresamente por Madero Asociados, que requieran acceso a esta información para el desarrollo de contratos y/o labores a favor de Madero Asociados. Madero Asociados Trata los Datos Personales de los Titulares según los propósitos para los que se recopilaron y de acuerdo con las leyes, la normatividad y los contratos aplicables.

El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal (por ejemplo, a través de plataformas digitales, páginas web, cookies). Con base en esto, Madero Asociados podrá contactar al Titular por vía telefónica a través de llamadas y/o mensajes de texto como SMS y/o MMS o medios digitales (aplicaciones de mensajería instantánea y redes sociales, tales como WhatsApp), directamente o a través de terceros.

Madero Asociados podrá transmitir y/o transferir los Datos Personales a compañías matrices, filiales, subordinadas, a cualquier empresa vinculada y, en general, a terceros en Colombia o en el extranjero para que realicen Tratamiento de estos para las finalidades autorizadas por el Titular y/o contenidas en esta Política.

El Titular reconoce y acepta que la información que suministre podrá ser almacenada, procesada o gestionada en servidores ubicados dentro o fuera del territorio nacional, incluyendo países que podrían no contar con niveles de protección de datos equivalentes a los de la jurisdicción contractual. En consecuencia, otorga su consentimiento expreso para que dicha información sea transferida y alojada en esos servidores, de acuerdo con los términos aquí establecidos.

La Parte receptora adoptará medidas razonables para garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de la información, conforme a estándares nacionales e internacionales de protección de datos, y a suscribir los contratos que resulten necesarios para asegurar el adecuado Tratamiento de los Datos Personales, con fines exclusivamente administrativos u operativos.

Los Datos Personales que recolecta y Trata Madero Asociados son incluidos en Bases de Datos a la cual tienen acceso los Trabajadores y Colaboradores autorizados por la compañía en ejercicio de sus funciones, o terceros expresamente autorizados por Madero Asociados. El Tratamiento de la información se realizará conforme los fines establecidos en esta Política, el Aviso de Privacidad y los que expresamente sean autorizados por el Titular a más tardar al momento de la recolección de los Datos Personales.

Madero Asociados efectuará el Tratamiento de sus Datos Personales con base en las siguientes finalidades generales:

1. Efectuar las actividades y gestiones necesarias para el cumplimiento del objeto social de Madero Asociados y el giro ordinario de sus negocios, incluyendo campañas, proyectos e iniciativas de innovación.
2. Cumplir a cabalidad los deberes y obligaciones precontractuales, contractuales y post contractuales.
3. Envío de información publicitaria, comercial y comunicación de eventos de interés.
4. Conocer de manera suficiente a los Titulares con quienes se propone entablar relaciones y prestar servicios, y evaluar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y sus servicios.
5. Contactar a los Titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional a que haya lugar.
6. Comunicar, publicitar y/o brindar información relacionada con productos y/o servicios propios o de terceros.
7. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los productos y servicios ofrecidos, propios o de terceros.
8. Efectuar actividades de sondeo de mercados, encuestas, estadísticas y actividades similares.
9. Realizar planeación estratégica, económica, financiera y comercial.
10. Desarrollar procesos de actualización de información.
11. Transferir y/o Transmitir Datos Personales dentro y fuera del país a compañías vinculadas, aliadas comerciales o cualquier tercero, en virtud de una relación comercial o contractual, obligación legal o vínculo lícito que así lo requiera, para tratar los datos de conformidad con la autorización dada por el Titular.
12. Permitir el ejercicio de los derechos de los Titulares.
13. Realizar todas las gestiones de orden contable, administrativo, logístico y comercial.
14. Controlar los riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, soborno transnacional, fraude y similares, incluyendo consultas en listas y bases de datos nacionales e internacionales para la prevención de actividades ilícitas.
15. Permitir el acceso a las instalaciones donde opere Madero Asociados y mantener la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones, lo que puede incluir realización de actividades de videovigilancia.
16. Presentar reportes a las autoridades de inspección, vigilancia y control y dar respuesta oportuna a los requerimientos realizados por las diferentes autoridades administrativas o judiciales.
17. Presentar pruebas y evidencia en el marco de trámites administrativos, y procesos judiciales, arbitrales o mecanismos alternativos de solución de conflictos.
18. Las demás finalidades que Madero Asociados, en su calidad de Responsable, determine.

Además de las finalidades generales previstas en el Artículo 8 de esta Política, el Tratamiento de los Datos Personales de los clientes será realizado conforme a las siguientes finalidades específicas:

1. Atención de solicitudes presentadas por el cliente.
2. Prestación de los servicios contratados.
3. La Transferencia o Trasmisión de información a contratistas de Madero Asociados, nacionales e internacionales, involucrados en la prestación de los servicios contratados, con el objeto de prestar los servicios contratados y en concordancia con la Autorización otorgada por el cliente.
4. Mantener un histórico de relaciones comerciales.
5. Recolectar y utilizar datos transaccionales y de inteligencia de mercado para plataformas de información transaccional, directorios y rankings de firmas de abogados.
6. Recolectar y utilizar la información para fines de investigación comercial y de mercadeo y publicidad de productos propios y de terceros.
7. Desarrollar procesos de actualización de información.
8. Realización de procesos de facturación y cobro.
9. Verificar la aptitud jurídica y comercial.
10. Verificar y consultar Datos Personales en listas y bases de datos de carácter público o privado, nacionales e internacionales, relacionadas directa o indirectamente con antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, inhabilidades e incompatibilidades, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, soborno transnacional, buscados por la justicia, y en las demás bases de datos o sistemas que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
11. Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del Titular de la información o de la compañía que este representa, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o comercial. Esto se podrá efectuar en beneficio propio o de terceros, incluyendo el ofrecimiento de productos de terceros con base en esta información.
12. Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del Titular de la información o de la compañía que este representa, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.
13. Transferir y/o Transmitir la información a aliados nacionales o internacionales con los que Madero Asociados desarrolle actividades y relaciones comerciales de acuerdo con su objeto social, con el fin de desarrollar actividades de marketing, publicidad y todas aquellas que vayan acorde a su objeto social y en concordancia con la Autorización otorgada por el cliente.
14. Transferir y/o Transmitir la información a terceros para el desarrollo de las relaciones comerciales, mejora de productos y servicios, almacenamiento centralizado, y actividades de marketing y publicidad.
15. Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades.

Además de las finalidades generales previstas en el Artículo 8 de esta Política, el Tratamiento de los Datos Personales de los proveedores será realizado conforme a las siguientes finalidades específicas:

1. Desarrollo de la prestación de los servicios contratados.
2. Envío de información publicitaria, comercial y comunicación de eventos de interés.
3. Atender solicitudes y reclamos.
4. Gestión de trámites de iniciación, desarrollo, ejecución y terminación de contratos.
5. Dar cumplimiento a obligaciones contractuales o legales.
6. Verificar y consultar datos personales en listas y bases de datos de carácter público o privado, nacionales e internacionales, relacionadas directa o indirectamente con antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, inhabilidades e incompatibilidades, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, soborno transnacional, buscados por la justicia, y en las demás bases de datos o sistemas que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
7. Desarrollar procesos de actualización de información.
8. Contactar a los Titulares de la información con el fin de enviar o recibir información relacionada con el contrato celebrado.
9. Dar cumplimiento a las políticas internas de Madero Asociados.
10. Gestionar los aspectos administrativos, contables, fiscales, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento de las obligaciones de ambas partes.
11. Mantener un histórico de relaciones comerciales.
12. Transmitir y/o transferir la información a terceros, dentro y fuera del país para el desarrollo de las relaciones contractuales y/o cualquier gestión relacionada con el desarrollo de las actividades del Responsable.
13. Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del Titular de la información o de la compañía que este representa, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o comercial. Esto se podrá efectuar en beneficio propio o de terceros, incluyendo el ofrecimiento de productos de terceros con base en esta información.
14. Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del Titular de la información o de la compañía que este representa, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del Titular de la información.
15. Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades.

Además de las finalidades generales previstas en el Artículo 8 de esta Política, el Tratamiento de los Datos Personales de personas que aspiran a trabajar en Madero Asociados, sus trabajadores, extrabajadores y Colaboradores será realizado conforme a las siguientes finalidades específicas:

1. Ejecutar y cumplir el objeto del contrato de trabajo o de cualquier otro contrato que regula su vinculación con Madero Asociados.
2. Realizar manejo de personal.
3. Revisar, verificar y monitorear el uso de las herramientas tecnológicas y de trabajo suministradas.
4. Realizar investigaciones por procesos disciplinarios.
5. Cumplir a cabalidad los deberes y obligaciones precontractuales, contractuales y post contractuales.
6. Cumplir con las obligaciones legales laborales y aquellas relacionadas con el sistema integral de seguridad social, incluyendo realizar las afiliaciones a terceras entidades según corresponda.
7. Gestionar solicitudes, quejas o reclamos.
8. Desarrollar y administrar las contrataciones.
9. Realizar pagos de salarios, bonos, aportes parafiscales, seguros, entre otros.
10. Dar cumplimiento a órdenes administrativas y/o judiciales.
11. Realizar evaluaciones de desempeño, encuestas, capacitaciones y programas de entrenamiento propios o de terceros.
12. Desarrollar procesos de actualización de información.
13. Ofrecer beneficios extralegales.
14. Realizar actividades de bienestar.
15. La gestión logística relacionada con la prestación de los servicios legales, incluyendo, pero sin limitarse a, reservas de tiquetes aéreos, alojamiento, transporte, alimentación y otros servicios asociados a desplazamientos nacionales e internacionales.
16. Dar cumplimiento a las políticas internas y al reglamento interno de trabajo.
17. Adelantar investigaciones, utilizar y presentar pruebas e imponer sanciones disciplinarias, según sea el caso.
18. Contactar al Titular para el desarrollo del objeto del contrato o del proceso de selección, así como para el envío de información relevante y de interés.
19. Verificar y consultar Datos Personales en listas y bases de datos de carácter público o privado, nacionales e internacionales, relacionadas directa o indirectamente con antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, inhabilidades e incompatibilidades, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, soborno transnacional, buscados por la justicia, y en las demás bases de datos o sistemas que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
20. Transmitir y/o Transferir la información a terceros, dentro y fuera del país para el desarrollo de las relaciones contractuales y/o cualquier otra gestión relacionada con el desarrollo de las actividades del Responsable.

Además de las finalidades generales previstas en el Artículo 8 de esta Política, el Tratamiento de los Datos Personales de visitantes y personas que ingresan a las instalaciones de Madero Asociados será realizado conforme a las siguientes finalidades específicas:

1. Verificar la identidad de las personas que ingresan a las instalaciones y mantener un registro actualizado de ingresos y salidas, como medida de seguridad institucional y prevención de riesgos.
2. Salvaguardar la integridad de los empleados, contratistas, visitantes, documentación, bienes e infraestructura física de la firma.
3. Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes, para adelantar investigaciones internas y/o presentarlas ante las autoridades.
4. Monitorear las áreas comunes mediante cámaras de seguridad, con fines disuasivos, preventivos, probatorios y de control interno.
5. Facilitar procesos de evacuación, asistencia médica o contacto con familiares o autoridades en caso de situaciones de emergencia.
6. Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control, cuando sea procedente.

Todo Tratamiento de Datos Personales que haga Madero Asociados debe estar autorizado de manera previa, expresa e informada por el Titular, salvo que se trate de datos de naturaleza pública y/o exista otra justificación legal que permita el Tratamiento. Incluso en estos casos, se respetarán las demás disposiciones contenidas en la normativa y en esta Política.

La Autorización del Titular podrá otorgarse a través de medios físicos o técnicos que faciliten la manifestación de su voluntad. Se entenderá que dicha Autorización cumple con los requisitos legales cuando sea otorgada: (i) por escrito, (ii) de forma oral, o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de manera razonable que el Titular consintió el Tratamiento de sus datos personales, siempre que dicha Autorización sea susceptible de ser consultada con posterioridad. En ningún caso el silencio podrá interpretarse como una conducta inequívoca.

Madero Asociados conservará copia o evidencia de la Autorización obtenida, la cual podrá ser consultada por el Titular o por las autoridades competentes cuando así lo soliciten.

Por la naturaleza de los servicios y productos que ofrece Madero Asociados puede ser necesario realizar el Tratamiento de Datos Sensibles, por ejemplo aquellos relativos al estado de salud, datos biométricos y la pertenencia a organizaciones sindicales o políticas y los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes menores de edad. En el Tratamiento de esta clase de datos, Madero Asociados conservará los datos con medidas adecuadas de seguridad y se garantizarán el interés superior de los menores y sus derechos fundamentales. 

En el caso del Tratamiento Datos Personales de menores de edad, la Autorización del Tratamiento debe ser otorgada por el representante legal del menor, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, conforme a la razonable determinación de su nivel de madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. 

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

Cualquier Autorización otorgada para el Tratamiento de Datos Personales, en la que Madero Asociados actúe como Responsable o Encargado del Tratamiento, deberá contener como mínimo la siguiente información:

1. La descripción del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales, incluyendo su finalidad y el período durante el cual serán almacenados.
2. La indicación expresa del carácter facultativo de la Autorización respecto del Tratamiento de Datos Sensibles y de Datos Personales de menores de edad.
3. Los derechos que le asisten al Titular conforme a la ley.
4. Los medios que tiene el Titular para ejercer sus derechos.
5. La identificación de Madero Asociados, incluyendo razón social, dirección física o electrónica y número telefónico de contacto.
6. La advertencia de que el Tratamiento de los Datos Personales no tendrá una duración indefinida, sino que estará limitado a las finalidades previamente informadas y a los términos legales aplicables.
7. La posibilidad que tiene el Titular de revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales en cualquier momento, conforme a los procedimientos previstos en esta Política y la ley.

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, Madero Asociados podrá tratar datos personales sin requerir Autorización previa del Titular en los siguientes casos:

1. Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
3. En casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que no se identifique al titular.
5. Cuando los datos estén relacionados con el Registro Civil de las personas.

En estos eventos, aunque no se requiere Autorización, Madero Asociados garantizará el cumplimiento de los demás principios y deberes previstos en la legislación aplicable, especialmente en cuanto a seguridad, confidencialidad, y protección del Titular.

El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar, solicitar la eliminación y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normativa de Protección de Datos Personales.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales, salvo cuando exista un deber legal o contractual que impida su eliminación de las bases de datos del Responsable. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento se han cometido conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 o a la Constitución Política.
6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez por mes calendario y/o cada vez que existan modificaciones sustanciales en las Políticas de Tratamiento de la Información que motiven nuevas consultas. En caso de solicitudes adicionales dentro del mismo mes calendario, el Responsable podrá cobrar al Titular los costos de envío, reproducción y/o certificación, siempre que tales gastos sean informados previamente y no excedan los costos reales en que incurra Madero Asociados.

El ejercicio de estos derechos podrá realizarse a través del siguiente canal de contacto: info@maderolaw.com.

Madero Asociados, en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, se compromete a cumplir con los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias, y en particular con los siguientes:

1. Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular, cuando sea requerida para el Tratamiento.
3. Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad del Tratamiento y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Actualizar la información de los Titulares, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados.
6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
7. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos establecidos por la ley.
8. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
9. Adoptar políticas y procedimientos internos eficaces para garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos, incluyendo la atención de consultas y reclamos.
10. Registrar en las bases de datos las leyendas “reclamo en trámite” y “información en discusión judicial”, según corresponda.
11. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
12. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que están legitimadas para conocerla.
13. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
14. Garantizar que el Tratamiento realizado por los Encargados se limite a datos cuyo uso esté previamente autorizado conforme a la ley.
15. Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto de las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información.
16. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación correspondiente y mientras no haya finalizado el trámite.
17. Reportar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cualquier incidente de seguridad que afecte la información tratada.
18. Cumplir en todo momento las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de sus funciones legales.

Cuando no sea posible poner a disposición del Titular la Política de Tratamiento de Datos Personales de manera directa, Madero Asociados, en calidad de Responsable del tratamiento, informará al Titular mediante un Aviso de Privacidad que incluirá al menos lo siguiente:

1. La existencia y finalidad del Tratamiento de Datos Personales.
2. La información mínima que debe suministrarse al Titular para obtener su Autorización para el Tratamiento de Datos Personales, según el artículo 15 del Decreto 1377 de 2013.
3. Los derechos del Titular conforme a las normas (conocer, actualizar, rectificar, suprimir, revocar la autorización, entre otros derechos reconocidos).
4. Los canales y medios dispuestos por Madero Asociados para ejercer dichos derechos.
5. Los datos de contacto del Responsable: razón social, dirección física y electrónica, y número telefónico.
6. La forma y enlace mediante el cual el Titular puede consultar la política de tratamiento completa.
7. El mecanismo mediante el cual se le informará al Titular sobre cambios sustanciales en la política o en el aviso.
8. Una advertencia clara sobre la posibilidad de revocar la autorización y solicitar la supresión de los Datos Personales.

El Aviso de Privacidad estará disponible permanentemente en el sitio web oficial de Madero Asociados: Aviso de Privacidad.

Nota Importante: Madero Asociados se reserva el derecho de modificar el contenido del Aviso de Privacidad. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente mediante publicación en Aviso de Privacidad.

En aras de cumplir a cabalidad la garantía constitucional de Habeas Data, Madero Asociados garantiza a los Titulares, sus representantes y/o apoderados, o sus causahabientes, el derecho a presentar consultas y reclamos sobre la información personal del Titular que repose en cualquier Base de Datos que sea objeto del Tratamiento por parte de Madero Asociados.

Para lo anterior, Madero Asociados tramitará todo tipo de consultas y reclamos mediante el área administrativa. Madero Asociados ha habilitado el correo electrónico info@maderolaw.com para el efecto. 

Nota Importante:  El Titular, representantes y/o apoderados o sus causahabientes deberán anexar con la consulta o reclamo copia de su documento de identidad y los demás que considere necesarios para sustentar su requerimiento. Si la consulta o reclamo se refiere a un Titular fallecido, el cónyuge, compañero permanente y/o causahabientes, deben presentar la solicitud, anexando copia auténtica del registro civil de defunción del Titular de la información y copia auténtica del registro civil que acredite el parentesco (de matrimonio, de nacimiento, etc.) o declaración extra-juicio en casos de unión marital de hecho.

Las reglas para atender las Consultas presentadas por los Titulares, sus representantes o apoderados, o sus causahabientes y dar el debido cumplimiento al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, son las siguientes:

1. Mediante comunicación al correo electrónico info@maderolaw.com, los Titulares, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados podrán realizar consultas sobre los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de Madero Asociados, tales como consultas para solicitar la prueba de Autorización, conocer los Datos Personales que han sido recolectados y conocer el Tratamiento que se les ha dado a los mismos.
2. Para la radicación y atención de la consulta, el Titular debe presentar la siguiente información:
   1. Nombre completo y apellidos.
   2. Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
   3. Medios para recibir respuesta a la consulta.
   4. Precisar de manera clara, específica, detallada y fundamentada el objeto de la consulta.
   5. De ser persona distinta al Titular, debe establecer y acreditar el interés legítimo con el que actúa, anexando siempre los soportes del caso.
3. La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredita que la misma actúa en representación de aquel de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
4. Todas las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El procedimiento para atender los Reclamos presentados por los Titulares, según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, es el siguiente:

1. Mediante comunicación al correo electrónico
   info@maderolaw.com,
   los Titulares, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados podrán realizar consultas sobre los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de Madero Asociados, tales como solicitar actualización, corrección y/o supresión de los Datos Personales o la revocatoria de la Autorización.
2. Para la radicación y atención de la solicitud, el Titular debe presentar la siguiente información:
   1. Nombre completo y apellidos.
   2. Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
   3. Medios para recibir respuesta al reclamo.
   4. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la Autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
   5. De ser persona distinta al Titular, debe establecer y acreditar el interés legítimo con el que actúa, anexando siempre los soportes del caso.
3. La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredita que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.
4. El reclamo se deberá formular mediante solicitud dirigida a Madero Asociados al correo electrónico
   info@maderolaw.com.
   Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
5. Madero Asociados atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los Titulares tienen derecho a solicitar la supresión total o parcial de sus Datos Personales en las Bases de Datos de Madero Asociados, en cualquier momento, particularmente en los siguientes casos:

1. Cuando considere que los datos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones establecidos en la ley o en la presente Política. En este caso, Madero Asociados verificará si efectivamente ha existido un tratamiento contrario a las normas, y procederá a la supresión si corresponde, o cuando así lo ordene la autoridad de protección de datos.
2. Cuando los Datos Personales hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
3. Cuando se haya superado el período de tiempo necesario para cumplir con la finalidad que justificó la recolección o el Tratamiento.

No obstante lo anterior, el derecho de supresión no es absoluto. Madero Asociados podrá negar la solicitud en los siguientes eventos:

1. Cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, o el Responsable esté legalmente obligado a conservar la información.
2. Cuando la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas en curso, relacionadas con obligaciones fiscales, investigaciones penales o sanciones administrativas.
3. Cuando los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados del Titular, realizar una acción en función del interés público, o cumplir con una obligación legal o contractual vigente.
4. Cuando los datos correspondan a los soportes contables que exige la Ley, por ejemplo, los datos de transacciones realizadas. En aquellos casos, Madero Asociados no suprime los datos, pues la finalidad para la cual los recolecta corresponde únicamente a la que la Ley indica.

En dado caso, Madero Asociados comunicará por escrito al Titular las razones por las cuales se acepta o niega la solicitud de supresión.

Los Titulares podrán solicitar en cualquier momento la revocatoria total o parcial de la autorización otorgada a Madero Asociados para el Tratamiento de sus Datos Personales, siempre que no exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación.

La revocatoria podrá referirse a todas las finalidades autorizadas inicialmente, o únicamente a algunas de ellas, tales como el envío de información publicitaria, comunicaciones comerciales, boletines, eventos o encuestas.

Para ejercer este derecho, el Titular deberá presentar una solicitud de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 20 de esta Política, indicando con claridad el alcance de la revocatoria. La Compañía evaluará la procedencia de la solicitud en los términos establecidos por esta Política y la ley y comunicará por escrito su decisión al Titular.

La revocatoria de la autorización no procederá cuando:

1. Exista un deber legal o contractual de continuar con el Tratamiento de los Datos Personales.
2. La revocatoria impida o interfiera con el cumplimiento de obligaciones legales o judiciales por parte de Madero Asociados.
3. Existan razones de interés público o de protección de derechos fundamentales de terceros que justifiquen la continuidad del tratamiento.

Madero Asociados podrá utilizar cookies y otras tecnologías de identificación en las plataformas digitales que administra y opera, en su página web, comunicaciones electrónicas, anuncios, publicidad, entre otros servicios en línea, con las siguientes finalidades: autenticación de usuarios, para mejorar su experiencia en línea, permitirle compartir contenido en las redes sociales y medir el tráfico de nuestro sitio, y en general para las finalidades contenidas en esta Política.

Madero Asociados ha designado un Oficial de Protección de Datos Personales, encargado de asegurar el cumplimiento de esta Política y atender las solicitudes de los Titulares. Para ejercer sus derechos, el Titular podrá contactarlo al correo: info@maderolaw.com.

Los Datos Personales que serán recolectados y en general tratados por Madero Asociados permanecerán en las Bases de Datos de la Firma durante el tiempo en que los Datos Personales cumplan con las finalidades expuestas en la presente Política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus Datos Personales serán eliminados de nuestras Bases de Datos.

Hacen parte integral de esta Política de Tratamiento de Datos Personales los documentos complementarios adoptados por Madero Asociados, incluyendo, pero sin limitarse a, el Aviso de Privacidad, los formatos de autorización, y los procedimientos internos de atención de derechos de los Titulares, siempre que sean concordantes con la presente Política y con la normatividad vigente en materia de protección de Datos Personales.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su publicación.